Kun hanke on saanut myönteisen rahoituspäätöksen, on aika kääriä hihat ja alkaa töihin! Tutustu tässä vaiheessa hankkeen tukipäätöksen huolellisesti. Mansikka järjestää kaikille tuen saajille aloituspalaverin, jossa käydään läpi tukipäätös sekä hankkeen hallintoon ja maksatukseen liittyvät asiat.
Hanke tulee aina toteuttaa tukipäätöksellä hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti. Tukipäätöksellä on hyväksytty myös hankkeen kustannusarvio (kustannusmalli) ja maksutapa. Maksatusaikataulu sovitaan aloituspalaverissa hankkeen mukaan sopivaksi.
Lomakkeet tietojen kokoamiseen
Ruokaviraston verkkosivulta löytyvät seuraavat lomakkeet (em. sivun alaosassa) helpottamaan maksatuksessa tarvittavien tietojen kokoamista ja käytettäväksi liitteenä maksatushakemuksella. Vastaavat tiedot voi toimittaa myös muilla dokumenteilla.
– Hankehenkilöstön tuntikirjanpito; lomake 2301T
– Koontilomake työaika, palkat (palkkaselvitys); lomake 2305P
– Matkalaskulomake 2303ML
– Talkootyön tuntikirjanpito; lomake 2302VT
– Tositteiden koontilomake 2304TK
Muutoksen ja/tai jatkoajan haku
Joskus eteen tulee tilanne, että hankesuunnitelma ei enää vastaa toteutustarpeita tai hankkeen toteutus on viivästynyt syystä tai toisesta. Tällöin hankkeelle voidaan hakea muutosta ja/tai jatkoaikaa. Ole aina yhteydessä Mansikkaan, ennen kuin muutoksen mukaiset toimenpiteet ja kustannukset toteutuvat. Muutosta haetaan Hyrrä -asiointipalvelussa. Jatkoaika tulee hakea ennen hankkeen hyväksytyn toteutusajan päättymistä.
Raportointi ja valokuvat
Hankkeen toteutumisesta suhteessa hankesuunnitelmaan raportoidaan Hyrrässä aina tuen maksuerän hakemisen yhteydessä. Raportoinnin helpottamiseksi on hyvä pitää esimerkiksi hankepäiväkirjaa, johon hanketoteutuksen vaiheita kirjataan.
Hankkeen päättyessä viimeiset kustannukset haetaan maksuun loppumaksuhakemuksella. Samalla toimitetaan myös hankkeen loppuraportti. Loppuraportissa kuvataan hankkeen toteuttaminen suhteessa hankesuunnitelmaan sekä tulokset. Raportoitavat tiedot kirjoitetaan Hyrrän valikoihin.
Hankkeen toteutumista seurataan myös Hyrrään kirjattujen numeeristen tavoitteiden eli seurantatietojen mukaan. Seurantatiedot raportoidaan Hyrrään hankkeen loppumaksuhakemuksen yhteydessä.
Hanketoteutusta on hyvä valokuvata sen eri vaiheissa. Tukipäätökseen on kirjattu mitä asioita on todennettava valokuvin; yleensä esim. laitehankinnat sekä laitteiden tyyppikilvet tulee kuvata ja kuvat liittää Hyrrään maksuhakemukselle. Valokuvien tulee olla paikkatiedolla varustettuja; kuvatiedostossa on näkyvissä karttakoordinaatit. Paikkatiedot (sijaintitunniste) kytketään päälle älypuhelimen kameran asetuksista. Huomaa, että kuvan siirtäminen puhelimesta sähköpostiin hävittää sijaintitiedot. Ohje paikkatiedon lisäämisestä valokuvaan sekä kuvan lisääminen Hyrrään (pdf-tiedosto).
Muista kertoa hankkeesta
Hankkeilta odotetaan avoimuutta ja aktiivista viestintää. Viesti hankkeesta vähintään sen alkaessa ja päättyessä. Hankkeen aikana kannattaa kertoa, mitä tapahtuu ja mitä on saatu aikaan, missä on onnistuttu ja mitä opittu.
Hankkeissa tulee aina noudattaa maaseuturahaston ja Leader-rahoituksen viestintäohjeita. Tiedotusmateriaaleissa tulee käyttää EU-lippua. Hankeviestinnän ohjeet tästä. Viestinnän aineistot eri muodoissaan on saatavana maaseutu.fi -materiaalipankista.
Vaikuttavuutta ja pysyvyyttä seurataan
Hankkeiden vaikuttavuutta ja pysyvyyttä seurataan vielä hankkeen päättymisen jälkeen. Yhteystiedot on siis hyvä päivittää Hyrrään ajan tasalle viimeistään loppumaksun yhteydessä.
Investoinneilla on pysyvyysvelvoite; tuen kohteen tulee olla siinä käytössä, johon tuki on myönnetty vähintään 5 vuotta tuen viimeisen maksuerän maksamisesta. Rakentamisinvestoinnissa tuen kohde tulee olla asianmukaisesti vakuutettu vähintään siihen saakka kunnes tuki on maksettu kokonaan.
